El proceso presupuestario de la biblioteca

mayo 14, 2024 in

POR KATE LASKY
PUBLICADO ORIGINALMENTE EN THE GRANTS PASS DAILY COURIER | Abril 2024

¡Es temporada de presupuestos! Eso significa que la biblioteca está en proceso de elaborar el presupuesto del año que viene. Aunque ahora tengas el impulso de dejar de leer, quédate conmigo: es la parte favorita de mi trabajo.

¿Por qué? Porque los presupuestos son documentos morales. Puedes ver los valores y la ética de una organización en cómo asigna la financiación a las personas y a la misión. El presupuesto de nuestra biblioteca demuestra cómo el personal y el consejo equilibran la frugalidad y el crecimiento para determinar una visión de futuro.

Por desgracia, los presupuestos pueden ser una lectura tediosa.

Como directora de la biblioteca, soy la responsable del presupuesto del Distrito de la Biblioteca Comunitaria de Josephine. Cada año camino por la cuerda floja de elaborar un nuevo presupuesto que cumpla el plan estratégico de la biblioteca y, al mismo tiempo, respete las limitaciones financieras. El consejo establece el plan estratégico de la biblioteca cada tres o cinco años, fijando las prioridades y los valores fundamentales de las operaciones cotidianas.

El presupuesto de la biblioteca es relativamente pequeño en comparación con los de otros gobiernos, ya que el año que viene ingresará alrededor de 1,5 millones de dólares en impuestos sobre la propiedad. Mientras que las ciudades y los condados tienen varios departamentos, como el de orden público, obras públicas, bomberos y gestión de emergencias, la biblioteca tiene un departamento con financiación específica. Hace que mi trabajo sea mucho más fácil que el de un administrador municipal o un comisario.

La ley presupuestaria local de Oregón dicta todo el proceso de elaboración del presupuesto, incluido cómo formar el comité presupuestario, informar para que quede constancia pública, contabilizar los imprevistos y mucho más. La ley también anima y exige al gobierno local que permita la participación pública durante cada parte importante del proceso presupuestario, tanto en la comisión presupuestaria como en la audiencia presupuestaria de la junta de distrito.

A principios de abril, el comité presupuestario de la biblioteca se reunió y aprobó el presupuesto del próximo año. Ahora, la comunidad está invitada a ofrecer su opinión en una audiencia pública, prevista para el 15 de mayo a las 5:30 en la sucursal de la biblioteca de Grants Pass. El anuncio oficial de la audiencia pública se publicará en el periódico de la semana que viene.

El comité presupuestario está formado por cinco ciudadanos nombrados y la junta directiva de cinco miembros Los miembros ciudadanos son nombrados para mandatos de cuatro años. Para la biblioteca, los puestos se abren a contratación en diciembre de cada año.

Tras la audiencia pública, el consejo de la biblioteca vota la aprobación del presupuesto definitivo, que se publica en el sitio web. Los presupuestos de años anteriores también están disponibles en josepinelibrary.org.

Los ingresos del distrito bibliotecario aumentan aproximadamente un 2,8% cada año. En los últimos tres años, la inflación ha superado el crecimiento de los ingresos. Si haces una proyección a unos años vista, una mayor inflación podría hacer que los costes superaran a los ingresos, no sólo para la biblioteca, sino para todas nuestras administraciones locales. Por ello, la biblioteca tiene un presupuesto ajustado.

Afortunadamente, la junta de la biblioteca tuvo la previsión de crear un fondo de reserva y ahorrar para el futuro. Para compensar aún más nuestras limitaciones financieras, buscamos subvenciones para mejorar los servicios de la biblioteca más allá de lo básico y para cosas que quedan fuera del alcance del presupuesto, como mejoras de las instalaciones y del capital, asociándonos con la fundación de la biblioteca en la recaudación de fondos.

La biblioteca gasta aproximadamente el 60% de su presupuesto operativo en personal y el 40% en material. La dotación de personal incluye salarios, prestaciones e impuestos sobre nóminas. Los materiales incluyen artículos para préstamos, programas, publicidad, tecnología, instalaciones, equipamiento, servicios públicos y administración.

La Biblioteca Comunitaria Josephine tiene un presupuesto conservador, lo que significa que proyectamos menores ingresos y mayores gastos. Cada año, trabajamos para gastar menos de lo presupuestado, y luego destinamos el excedente a ahorros. Ahora tenemos unos 900.000 $ en ahorros de reserva.

Para ponerlo en perspectiva, el funcionamiento de la biblioteca cuesta unos 120.000 dólares al mes. En el mercado actual, esos 900.000 $ nos darían para siete meses y medio de funcionamiento. No está mal si se derrumba el tejado o se produce otra pandemia.

Contribuyendo a la solidez del presupuesto de la biblioteca, ésta cultiva también un saludable programa de voluntariado que cuenta con un 30% más de horas de voluntariado que la mayoría de las bibliotecas de Oregón, independientemente de su tamaño y presupuesto. Con 15 empleados remunerados equivalentes a tiempo completo (ETC), los voluntarios igualan a los empleados en aproximadamente la mitad, es decir, 7,5 ETC.

Los presupuestos públicos son innegablemente complejos. Para navegar eficazmente por la temporada presupuestaria, cuento con un equipo excepcional. Rodearme de personas capaces, buscar asesoramiento sólido y solicitar la opinión de la comunidad son componentes esenciales para elaborar un presupuesto saneado.

Para nuestra biblioteca, los valores fundamentales -responsabilidad, integridad, respeto, equidad y libertad- no son sólo palabras, sino principios rectores integrados en cada línea de nuestro presupuesto. Te invito a que asistas a nuestras reuniones sobre el presupuesto y te unas a nosotros para servir a nuestra comunidad con transparencia y dedicación inquebrantable.

Entre Páginas es una columna mensual escrita por Kate Lasky para el Grants Pass Daily Courier. La Sra. Lasky trabaja en la Biblioteca Comunitaria Josephine desde 2009. Tiene un máster en educación y recientemente ha terminado un máster en biblioteconomía. Para enviar comentarios o preguntas, envía un correo electrónico a klasky@josephinelibrary.org.